Informationen zum Datenschutz gemäß Art. 13 DSGVO (Netzwerktagung Nationale Demenzstrategie)

Sehr geehrte Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

nachfolgend möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Rahmen unserer Netzwerktagung informieren.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die bei dem Besuch dieser Webseite erfasst werden, ist das Deutsche Zentrum für Altersfragen (DZA), Manfred-von-Richthofen-Straße 2, 12101 Berlin, E-Mail: dza-berlindzade.

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

           datenschutz nord GmbH
           Zweigestelle Berlin-Charlottenburg
           Kurfürstendamm 212
          10719 Berlin
          E-Mail: officedatenschutz-nordde

Datenverarbeitungsprozesse

Einladung zur Veranstaltung

In Einzelfällen ist es möglich, dass wir Sie z.B. per E-Mail ansprechen, um Sie auf die diesjährige Netzwerktagung und die Anmeldung hierzu hinzuweisen. Ihre Daten, die wir zur Ansprache nutzen, stammen entweder aus der DZA-Datenbank oder Sie wurden uns als ebenfalls an der Veranstaltung potentiell interessierte Person mitgeteilt oder wir haben Ihre Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Webseiten, sozialen Medien) recherchiert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem Interesse, interessierte Personen/interessiertes Fachpublikum über unsere Veranstaltungen zu informieren und in diesem Zusammenhang Kontakt mit Ihnen aufzunehmen). Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, z.B. per E-Mail an ndsdzade.

Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung

Wenn Sie Interesse an der Teilnahme am Netzwerktreffen haben, können Sie das entsprechende Anmeldeformular auf unserer Webseite ausfüllen. Zur Veranstaltungsorganisation benötigen wir von Ihnen folgende Informationen:

  • Titel, Vorname, Nachname
  • Institution/Funktion
  • E-Mail-Adresse

Die Daten nutzen wir, um die Veranstaltung zu organisieren (u.a. Vorbereitung von Namensschildern), diese durchzuführen und Ihnen vorab eine Registrierungs- bzw. Teilnahmebestätigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse zuzusenden. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Organisation und Durchführung der Veranstaltung). Die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist zur Teilnahme erforderlich.

Da das Netzwerktreffen eine geschlossene Veranstaltung für geladene Gäste ist, führen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eine Anmelde- bzw. Teilnehmerliste, um Ihre Anmeldung am Veranstaltungstag zu prüfen. Hierfür verarbeiten wir Ihren Namen sowie den Namen Ihrer Organisation. Der Abgleich findet durch Mitarbeiter/innen des DZA/der Nationalen Demenzstrategie zu Beginn der Veranstaltung statt. Auf die Teilnehmerliste erhalten auch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend und das Bundesministerium für Gesundheit Zugriff, welche die Nationale Demenzstrategie federführend entwickelt haben und fördern. Hintergrund hierfür ist, dass die genannten Ministerien die Teilnehmer auf Netzwerkzugehörigkeit prüfen. Weitere Personen erhalten keinen Zugriff die Liste. Aus buchhalterischen Gründen sind wir verpflichtet, die auf der Teilnehmerliste enthaltenen Daten (Name, Veranstaltung, Institution) für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren, z.B. um bei Prüfungen nachzuweisen, dass die Menge des Caterings zur Anzahl der Teilnehmer:innen passt(e). Nach Ablauf der genannten Aufbewahrungsfrist werden diese Daten gelöscht. Daten, die nicht zu buchhalterischen Zwecken erforderlich sind, löschen wir nach Veranstaltungsende.

Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen (Aufzeichnung)

Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei der Veranstaltung Foto – und Videoaufnahmen angefertigt, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar abgebildet sind. Dies erfolgt, um die Veranstaltung zu dokumentieren, Erinnerungen zu erhalten und die angefertigten Aufnahmen für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen sowie um zukünftige Netzwerktagungen zu vergleichen. Wir beabsichtigen, die Aufnahmen online auf unserer Webseite www.nationale@demenzstrategie.de sowie auf unseren Social Media-Plattformen (siehe unten) zum Abruf zur Verfügung zu stellen.

Bitte beachten Sie: Bei einer Veröffentlichung im Internet können personenbezogene Daten weltweit abgerufen und gespeichert werden. Darauf, wer die Daten abruft oder zu welchem Zweck der Abruf erfolgt, haben wir keinen Einfluss. Über das Internet abrufbare Informationen (einschließlich Fotos und Videos) können kopiert und weiterverbreitet werden. Zum Teil können die Daten auch über Suchmaschinen aufgefunden werden. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass andere Personen oder Unternehmen die Daten mit weiteren im Internet verfügbaren personenbezogenen Daten verknüpfen und damit ein Persönlichkeitsprofil erstellen, die Daten verändern oder zu anderen Zwecken nutzen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse; die vorgenannten Zwecke stellen unser berechtigtes Interesse im Sinne der Vorschrift dar). Der Aufnahme und/oder einer Veröffentlichung z.B. auf den Webseiten und in sozialen Medien des DZA können Sie jederzeit widersprechen. Wenn Sie nicht auf Foto- bzw. Videoaufnahmen erscheinen wollen, müssen Sie dies nicht. In diesem Fall bitten wir Sie, dies dem Fotografen bzw. Videografen oder uns mitzuteilen. Achten Sie bitte in diesem Fall auch selbst darauf, nicht ins Bild zu laufen, wenn Videoaufnahmen gemacht werden oder fotografiert wird. Zudem werden wir im Zuschauerbereich einzelne Bereiche zur Verfügung stellen, die nicht vom Sichtbereich der Kameras erfasst werden. Sofern Sie nicht gefilmt werden möchten, bitten wir Sie, auch von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen und sich dort zu platzieren. Weitere Informationen zur Anfertigung und Veröffentlichung der Foto- und Videoaufnahmen entnehmen Sie bitte den am Veranstaltungstag ausgehängten Informationsblättern sowie möglichen Ansagen der Veranstaltungsmoderatoren.

Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb des DZA erhalten diejenigen internen Stellen/Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zu den vorgenannten Zwecken benötigen (u.a. Mitarbeiter/innen der Veranstaltungsorganisation). Soweit dies für Zwecke der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung notwendig ist, geben wir die erforderlichen Daten an den jeweils erforderlichen externen Empfängerkreis (Videograf, Fotograf, BMFSFJ und BMG) weiter.

Wie beschrieben können Sie bei Teilnahme am Netzwerktreffen Teil unserer Videoaufzeichnung sein. Diese stellen wir nach Ende der Veranstaltung auf unserer Webseite sowie auf unseren Social-Media-Plattformen zum Abruf zur Verfügung. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung kann unser Webhosting-Dienstleister Empfänger der Daten sein. Weitere Empfänger können die Nutzer unserer Social-Media-Dienste und unserer Webseite sein, die sich die aufgezeichnete Veranstaltung anschauen.

Unsere Datenverarbeitung findet hauptsächlich in Deutschland und damit innerhalb der EU statt. Im Fall von Foto- bzw. Video-Veröffentlichungen auf unseren Social-Media-Auftritten kann es passieren, dass es zu einer Übermittlung der Aufnahmen in ein Drittland außerhalb der EU kommt, wenn der Betreiber der Plattform außerhalb der EU ansässig ist. Mit der Veröffentlichung der Aufnahmen sind diese weltweit, d. h. auch in Nicht-EU-/Nicht-EWR-Staaten („Drittländer“), zugänglich. In solchen Drittländern (wie z.B. den USA) besteht ein im Vergleich zur EU/ zum EWR niedrigeres Datenschutzniveau, was dazu führen kann, dass die unten genannten Betroffenenrechte gegebenenfalls nicht oder nicht in gleicher Weise durchgesetzt werden können. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch die von uns genutzten Social-Media-Anbieter finden Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Betreibers:

Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an weitere als die genannten Empfänger.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und erfolgt freiwillig. Für die Nutzung von bestimmten Services ist die Bereitstellung Ihrer Daten jedoch erforderlich. Das betrifft z.B. Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse, ohne die wir Sie nicht zur Netzwerktagung anmelden und Ihnen eine Teilnahmebestätigung zusenden können. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Sie müssen sich auf der Veranstaltung zudem grundsätzlich nicht von uns fotografieren oder filmen lassen. Wenn Sie nicht möchten, dass Sie abgelichtet werden, teilen Sie dies bitte sofort dem Foto- und/oder Videografen oder uns mit oder nutzen die von uns zur Verfügung gestellten Bereiche, in denen keine Aufnahmen erfolgen. Wenn Sie bemerken, dass eine Kamera in Ihre Richtung zeigt, Sie aber nicht abgelichtet werden möchten, wenden Sie sich bitte ab. Darüber hinaus können Sie uns auch dann informieren, wenn Sie zwar mit einer Ablichtung, nicht aber mit der Veröffentlichung einverstanden sind. Dazu kontaktieren Sie uns bitte unter den oben genannten Kontaktdaten.

Dauer der Datenspeicherung

Sofern wir nicht im Einzelnen bereits über die Speicherdauer informiert haben, löschen wir personenbezogene Daten, wenn sie für die vorgenannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Jede betroffene Person hat zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht

In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.